Ausencias
Revisa las ausencias y vacaciones de tu equipo, acepta o rechaza las solicitudes y registra ausencias en nombre de los empleados.
En Ausencias gestionas las vacaciones, bajas, permisos y cualquier otro tipo de ausencia de los empleados. Aquí ves quién falta cada día, respondes a las solicitudes que los empleados envían desde la app y registras tú mismo las ausencias que te comunican por otra vía.
Para abrirla, pulsa Ausencias en el menú lateral del panel.
Partes de la pantalla
En la parte superior tienes:
- Buscar empleado...: filtra las tarjetas por nombre, apellidos o correo del empleado. Solo aparece en las pestañas Pendientes, Aceptadas y Rechazadas.
- Rango de fechas: elige el periodo de días de ausencia que quieres ver. Por defecto va desde hace 7 días hasta dentro de 20 días. El rango puede ser como mucho de un año; si eliges uno mayor verás el aviso «Rango de fechas inválido». También solo aparece en Pendientes, Aceptadas y Rechazadas.
- Pestañas: Equipo, Pendientes, Aceptadas, Rechazadas y Resumen. Al entrar se abre Equipo.
- Añadir ausencia (botón con el signo más): registra una ausencia para un empleado.
- Añadir múltiples ausencias (botón con una persona y un signo más): registra la misma ausencia para varios empleados a la vez.
Pestaña Equipo
Muestra un cuadrante mensual: una fila por empleado y una columna por día del mes. Cada día con ausencia lleva una marca del color de su tipo de ausencia:
- Marca rellena: ausencia aceptada.
- Marca hueca: ausencia pendiente.
Las ausencias rechazadas no aparecen. Usa las flechas junto al mes para cambiar de mes.
Puedes filtrar el cuadrante con:
- Filtrar empleados: muestra solo a un empleado.
- Filtrar por departamento: muestra solo a los empleados de un departamento. Los supervisores no tienen este filtro, porque ya solo ven sus departamentos.
- Filtrar por centro: muestra solo a los empleados de un centro de trabajo.
Si no hay empleados que cumplan los filtros, verás «No se han encontrado empleados con ausencias».
Pestañas Pendientes, Aceptadas y Rechazadas
Cada pestaña muestra las ausencias en ese estado dentro del rango de fechas elegido, en forma de tarjetas. Los días seguidos del mismo empleado y del mismo tipo de ausencia se agrupan en una sola tarjeta. Si entre dos días hay un hueco (por ejemplo, un fin de semana que no se registró), aparecen en tarjetas separadas.
Cada tarjeta muestra:
- El empleado y el tipo de ausencia.
- La descripción, si el empleado o quien la registró escribió una.
- Días solicitados: el número de días de la tarjeta.
- Día (si es un solo día) o Del … al … (si son varios).
- Fecha de solicitud: cuándo se creó.
- Responsable: quién la aceptó, la rechazó o la registró, si ya tiene respuesta.
Botones de cada tarjeta:
| Pestaña | Botones |
|---|---|
| Pendientes | Rechazar y Aceptar |
| Aceptadas | Eliminar |
| Rechazadas | Eliminar |
Al pulsar cualquiera de ellos se abre una confirmación («Se aceptarán todas las ausencias de los siguientes días. ¿Estás seguro?», o la equivalente para rechazar o eliminar). Pulsa Sí para confirmar. La acción se aplica a todos los días de la tarjeta y una barra muestra el progreso día a día.
Si no hay ausencias en el estado elegido, verás un aviso como «No se ha encontrado ninguna ausencia pendiente.».
El paso a paso para responder solicitudes está en Aprobar o rechazar vacaciones.
Pestaña Resumen
Una tabla con los días de ausencia aceptados de un año, mes a mes, con una columna Total. Debajo del nombre de cada columna aparece el total de todas las filas.
- Usa las flechas junto al año para cambiar de año.
- Pulsa Empleado para ver una fila por empleado, o Tipo para ver una fila por tipo de ausencia.
- Buscar... filtra las filas por nombre.
- Filtrar empleados y Filtrar por tipo limitan los datos a los empleados o tipos que elijas.
Debajo de la tabla se recuerda que «Solo aparecen las ausencias aceptadas». La misma tabla está en Analíticas › Resumen, donde además puedes descargarla.
Estados de una ausencia
| Estado | Cuándo | Cuenta como día usado de vacaciones |
|---|---|---|
| Pendiente | El empleado la ha pedido desde la app y nadie ha respondido todavía. | No |
| Aceptada | Un administrador o supervisor la ha aceptado, o la ha registrado desde el panel. | Sí, si su tipo está marcado como Vacación |
| Rechazada | Un administrador o supervisor la ha rechazado. | No |
La última columna se refiere a los contadores del panel, en Calendario. En la app del empleado, en cambio, las ausencias pendientes ya cuentan en sus días Usadas (consulta Calendario de la app).
Las ausencias que registras desde el panel se guardan directamente como aceptadas. Una ausencia eliminada desaparece de todas las listas y del calendario. Una ausencia rechazada no se puede volver a aceptar desde el panel: elimínala y, si hace falta, créala de nuevo.
Añadir una ausencia
Pulsa Añadir ausencia. En la ventana Nueva ausencia rellena:
- Empleado (obligatorio).
- Tipo de ausencia (obligatorio): los tipos que tu empresa tiene configurados en Tipos de ausencias.
- Descripción (opcional): una nota, por ejemplo el motivo.
- La fecha, en una de estas dos pestañas:
- Un día: elige el día.
- Varios días: elige el día de inicio y el de fin. En Incluir fines de semana indica Sí o No. Con No, los sábados y domingos del rango no se registran.
Pulsa Crear. Si dejas un campo obligatorio vacío, verás «Formulario incompleto».
Con Varios días, Inallow crea una ausencia por cada día del rango y muestra una barra de progreso. Si algún día no se ha podido crear (por ejemplo, porque el empleado ya tenía una ausencia ese día), verás el aviso «Ausencias recibidas: No se han podido crear algunas ausencias, por favor revisa el calendario».
El paso a paso está en Registrar una ausencia.
Añadir múltiples ausencias
Sirve para registrar la misma ausencia a varias personas a la vez, por ejemplo un día de cierre o una formación. Pulsa Añadir múltiples ausencias y, en la ventana Nueva creación de ausencias, rellena:
- Empleado/s (obligatorio): elige uno o varios empleados.
- Tipo de ausencia (obligatorio).
- Descripción (opcional).
- Un día o Varios días, con Incluir fines de semana, igual que en la ausencia individual.
Pulsa Crear. Si alguna ausencia no se ha podido crear, la ventana no se cierra y muestra Ausencias no creadas con la lista de empleados y fechas que han fallado, para que las revises.
Aceptar, rechazar o eliminar
Puedes responder a una ausencia desde tres sitios del panel:
- Desde la tarjeta, en las pestañas Pendientes, Aceptadas o Rechazadas (afecta a todos los días de la tarjeta).
- Desde el Calendario, pulsando el día y después la ausencia (afecta solo a ese día).
- Desde la tarjeta Solicitudes de ausencias de Inicio, que lista las ausencias pendientes.
Reglas:
- Un supervisor no puede aceptar ni rechazar sus propias ausencias. Las tiene que responder otro supervisor de su departamento o un administrador.
- No se puede aceptar una ausencia si el empleado ya tiene otra ausencia aceptada ese mismo día. Verás un error; elimina antes la que sobra.
Quién recibe avisos
- El empleado, cuando un administrador acepta, rechaza o registra una ausencia desde el panel, recibe una notificación en la app de fichaje («¡Solicitud de ausencia aceptada!» o «Solicitud de ausencia rechazada»). Llega una notificación por cada día. Solo la recibe si tiene la app instalada en el móvil con las notificaciones activadas.
- Si quien responde es un supervisor (sin permisos de administrador), el empleado no recibe la notificación, pero ve el nuevo estado en su app.
- Al eliminar una ausencia no se envía ningún aviso.
- Administradores y supervisores pueden recibir un correo «Ausencias pendientes de aprobación» con el número de ausencias pendientes de hoy en adelante («Tienes N ausencias pendientes de aprobación»). Cada supervisor solo cuenta las de los empleados que supervisa. Solo lo reciben quienes lo tienen activado, los días de la semana elegidos: el Administrador General lo activa o lo desactiva por persona en Inallow Admin. Consulta Avisos por correo de solicitudes pendientes.
Reglas de las ausencias
- Una ausencia por día. Las ausencias de varios días se guardan como una ausencia por cada día.
- Sin duplicados. Un empleado no puede tener dos ausencias pendientes o aceptadas el mismo día. Si lo intentas, verás «El empleado ya tiene una ausencia para ese día».
- Días completos. No hay ausencias de medio día ni por horas. Para ausentarse unas horas usa el Disfrute de horas.
- Días naturales. Se registran todos los días del rango salvo los sábados y domingos si eliges Incluir fines de semana: No. Los festivos no se excluyen automáticamente, con una excepción: si el tipo de ausencia está marcado como Vacación, los festivos de la empresa y del centro del empleado se saltan y no se registran.
- Fechas pasadas y futuras. Puedes registrar ausencias en cualquier fecha, también en el pasado.
- Sin límite de saldo. Inallow no impide aceptar más días de vacaciones de los que le corresponden al empleado; Días disponibles del Calendario quedará en negativo.
- Sin justificantes. Las ausencias no admiten adjuntos. Puedes anotar una referencia al justificante en la Descripción al registrarla.
- Sin edición. Una ausencia creada no se puede modificar. Elimínala y vuelve a crearla.
Desde la app
Los empleados piden sus ausencias desde la app de fichaje (Solicitar vacaciones). Los supervisores también pueden aceptarlas o rechazarlas desde la app, en Equipo; ver Aprobar o rechazar vacaciones.
Para informes descargables de ausencias (por ejemplo Ausencias o Ausencias y disfrute de horas), usa Informes.