Calendario
Consulta el año completo de cada empleado con sus ausencias, festivos y disfrute de horas, y controla su saldo de vacaciones.
El Calendario muestra, empleado a empleado, todo un año de un vistazo: las ausencias aceptadas y pendientes, los festivos de su centro y los días en los que disfruta horas. Desde aquí también ves cuántos días de vacaciones lleva gastados y cuántos le quedan, registras ausencias y descargas el calendario en PDF.
Para abrirlo, pulsa Calendario en el menú lateral del panel.
Elegir empleado y año
- Lista de empleados: a la izquierda aparecen todos los empleados como «Apellidos, Nombre». Pulsa uno para ver su calendario. Al entrar se abre el primero de la lista.
- Buscar empleado...: escribe parte del nombre, de los apellidos o del correo para filtrar la lista.
- Año: usa las flechas a los lados del año para pasar al anterior o al siguiente. Los contadores, el calendario y los paneles laterales se recalculan para el año elegido.
Contadores de vacaciones
Encima del calendario hay tres cifras del empleado para el año elegido:
| Contador | Qué significa |
|---|---|
| Días usados | Días de ausencia aceptados cuyo tipo de ausencia está marcado como Vacación. Cada día cuenta como uno, también los fines de semana si se registraron. |
| Días disponibles | Días totales menos Días usados. Puede quedar en negativo: Inallow no impide registrar más vacaciones de las que corresponden. |
| Días totales | Los días de Vacaciones del convenio colectivo del empleado, más el ajuste que hayas hecho para ese año. |
Las ausencias pendientes o rechazadas no restan días en el panel. Ten en cuenta que en la app del empleado las pendientes sí cuentan ya en sus días Usadas, así que allí puede ver menos días disponibles que tú. Tampoco restan las ausencias de tipos que no son de vacaciones (por ejemplo, una baja médica), aunque sí aparecen en el calendario.
Ajustar los días de vacaciones de un año
Si un empleado tiene un año distinto al resto (por ejemplo, entró a mitad de año o arrastra días del año anterior), puedes cambiar sus días totales solo para ese año, sin tocar el convenio.
- Elige al empleado y el año.
- Junto a Días totales, pulsa el icono de ajuste («Ajusta los días festivos del trabajador para el año seleccionado»). Solo aparece si el empleado tiene convenio.
- En la ventana Ajustar días de vacaciones ves el Año y los Días por convenio. En Vacaciones ajustadas escribe el total de días que le corresponden ese año (hasta dos cifras).
- Pulsa Guardar.
Días totales y Días disponibles se actualizan al momento. El ajuste solo afecta a ese empleado y a ese año. Solo puede guardarlo el Administrador General, porque cambia la ficha del empleado: un Administrador Clocks o un supervisor no puede.
El calendario anual
El calendario muestra los doce meses del año elegido. El día de hoy aparece resaltado y los sábados y domingos, atenuados. Los días con algo registrado se colorean:
- Ausencias: con el color configurado para su tipo de ausencia. Si la ausencia está pendiente, el color es más claro. Las ausencias rechazadas no aparecen.
- Festivos: los festivos de la empresa y los del centro del empleado. Se configuran en Festivos.
- Disfrute de horas: los días en los que el empleado disfruta horas acumuladas, aceptados o pendientes. Ver Disfrute de horas.
Ver el detalle de un día
Pulsa cualquier día para abrir su detalle. Verás:
- Lo que hay registrado ese día: el nombre del tipo de ausencia con su estado, (Pendiente) o (Aceptada), el nombre del festivo o Disfrute de horas con su estado.
- Los fichajes del empleado de ese día, en una línea de tiempo con la hora de entrada, la de salida, la duración y el proyecto o motivo de cada tramo.
- Si no hay nada, el mensaje «No se ha encontrado nada para este día».
Pulsa el nombre de una ausencia en el detalle para abrir la ventana Información de la ausencia:
- Si está pendiente, puedes pulsar Aceptar o Rechazar.
- Si está aceptada, puedes pulsar Eliminar.
Los datos de una ausencia ya creada no se pueden modificar. Si te equivocaste de tipo o de día, elimínala y vuelve a crearla.
Paneles laterales
- Ausencias aceptadas por tipo: cuántos días de ausencia aceptados tiene el empleado en el año, separados por tipo de ausencia (vacaciones, baja, asuntos propios…). Si no tiene ninguno, aparece «No se han encontrado ausencias».
- Disfrute de horas aceptadas: el total de horas que el empleado ha disfrutado en el año. Si no ha disfrutado ninguna, aparece «No se han encontrado disfrute de horas».
Acciones
Añadir ausencia
Pulsa Añadir ausencia para registrar una ausencia. La ventana Nueva ausencia se abre con el empleado que estás viendo ya elegido. Los campos y las reglas son los mismos que en Ausencias. El paso a paso está en Registrar una ausencia.
Descargar calendario
Pulsa Descargar calendario para bajar un PDF con el calendario del año del empleado. El archivo se llama «Nombre Apellidos - año.pdf» e incluye:
- Las ausencias aceptadas y pendientes, con el nombre de su tipo.
- Los días de disfrute de horas aceptados y pendientes.
- Los festivos de la empresa y de su centro.
Si un día tiene varias cosas, el PDF muestra solo una, por este orden de prioridad: ausencia, disfrute de horas y festivo.
Reglas que conviene conocer
- Cada ausencia ocupa un solo día. Las ausencias de varios días se guardan como una ausencia por día.
- Un empleado no puede tener dos ausencias pendientes o aceptadas el mismo día.
- No hay ausencias de medio día ni por horas. Para tiempo libre por horas usa el Disfrute de horas.
- Si registras una ausencia de un tipo de Vacación en un festivo del empleado, ese día se salta y no se crea.