Puesta en marcha
Lista ordenada de lo que tienes que configurar para empezar a usar Inallow en tu empresa, desde los centros de trabajo hasta las tablets.
- Para Administrador General
- En Panel · Inallow Admin
Esta lista es para la persona que pone en marcha Inallow en la empresa. Sigue el orden: cada paso usa datos que has preparado en los anteriores. Por ejemplo, al crear un empleado eliges su centro, su convenio y su horario, así que conviene tenerlos creados antes.
Antes de empezar
- Necesitas una cuenta con rango Administrador General. Es la cuenta con la que se dio de alta tu empresa en Inallow. Si no sabes cómo entrar, consulta Acceder a Inallow.
- Casi todo se hace en el panel de administración, en Configuración. La gestión de empleados y de permisos se hace en Inallow Admin, al que llegas desde el botón de aplicaciones de la barra superior (los nueve puntos) › GESTIÓN › Admin.
- El nombre de la empresa, su zona horaria y lo que tiene contratado los registra el equipo de Inallow. Si alguno de esos datos no es correcto, contacta con Inallow.
Lista de pasos
Crea los centros de trabajo
En Configuración › Centros, crea un centro por cada sede, oficina, tienda o almacén (por ejemplo, «Almacén Bilbao»). Indica su dirección y el área del mapa: los fichajes de los empleados de ese centro que se hagan fuera del área se marcarán como incidencia.
Más información: Centros.
Crea los departamentos
En Configuración › Departamentos, crea los equipos de tu empresa (por ejemplo, «Logística» o «Administración»). Los departamentos sirven para filtrar el panel y para dar a cada equipo un supervisor que apruebe sus solicitudes. Los miembros los asignarás en el paso 10, cuando ya existan los empleados.
Más información: Departamentos.
Define los horarios
En Configuración › Horarios, crea los horarios de trabajo de la empresa (jornada partida, turno de mañana, verano…).
Más información: Horarios y Asignar un horario.
Configura los festivos
En Configuración › Festivos, añade los festivos nacionales, autonómicos y locales que aplican a tus centros.
Más información: Configurar los festivos y Festivos.
Crea los convenios colectivos
En Configuración › Convenios, crea un convenio por cada convenio colectivo que apliques. En cada uno indicas, entre otros datos, las Horas anuales y los días de Vacaciones. Si alguna pausa cuenta como tiempo trabajado, crea antes su motivo en Configuración › Motivos, porque el convenio lo usa.
Más información: Convenios.
Crea los tipos de ausencia
En Configuración › Ausencias, crea los tipos de ausencia que podrán pedir o tener tus empleados (vacaciones, asuntos propios, baja médica…). Inallow no trae ninguno creado de serie.
Más información: Tipos de ausencia.
Crea los tipos de solicitud de horas
En Configuración › Solicitud de horas, define los tipos de horas extra que podrán solicitar los empleados.
Más información: Tipos de solicitud de horas.
Ajusta las opciones adicionales (opcional)
Según cómo trabajes, revisa también en Configuración:
- Motivos: los motivos de pausa o salida que el empleado elige al fichar. Consulta Motivos.
- Proyectos: si quieres que los empleados imputen su tiempo a proyectos. Consulta Proyectos.
- Filtrado por IP: si solo quieres permitir fichajes desde la red de la oficina. Consulta Filtrado por IP.
- Precisión horaria: cuánto puede desviarse la hora del móvil al fichar. Consulta Precisión horaria.
Da de alta a los empleados
Crea a cada empleado con su email, su contraseña inicial, su centro, su convenio y su horario. Si tienes muchos, puedes subirlos todos de una vez con un archivo CSV desde Inallow Admin.
Paso a paso: Crear un empleado.
Asigna los miembros y los supervisores de cada departamento
Vuelve a Configuración › Departamentos, pulsa Gestionar miembros en cada departamento y marca quién es Miembro y quién es Supervisor. Los supervisores podrán aprobar las vacaciones y las horas extra de su equipo.
Más información: Supervisores de departamento.
Da acceso a otros administradores
Si otras personas van a gestionar Inallow (RRHH, recepción…), dales permisos en Inallow Admin › Permisos: Clocks para el control horario, Visits para las visitas o Admin para todo.
Más información: Cambiar el rango de un usuario.
Prepara las formas de fichar
Decide desde dónde fichará cada empleado y prepáralo:
- Móvil o navegador: cada empleado entra en la app de fichaje o en webapp.clocks.inallow.io con su email y su contraseña. Envíales la guía rápida para empleados.
- Tablet compartida: crea la licencia en Tablets e instala la app en la tablet. Consulta Instalar una tablet y Tablets.
- Cerraduras Salto KS: si tu empresa usa Salto KS, conecta la integración. Consulta Salto KS.
Por defecto cada empleado puede fichar desde todas las plataformas. Puedes limitarlas por persona en Inallow Admin (consulta Crear un empleado).
Haz una prueba
Pide a un empleado que fiche la entrada y comprueba que aparece en Presencia y en Fichajes. Después, haz una solicitud de vacaciones de prueba y apruébala desde Ausencias.