Registrar una visita
Invita a un visitante, registra su llegada con su número de identificación o su código QR y registra su salida.
- En Visitas
Usa esta guía cada vez que alguien de fuera viene a tus instalaciones: desde la invitación previa (opcional) hasta que se va.
Antes de empezar
- Para invitar a un visitante necesitas la opción ¿Permitir que este empleado pueda crear visitantes? (para usar la aplicación de invitaciones) o acceso al panel de Visits.
- Para registrar entradas y salidas desde el panel necesitas un usuario con permiso para gestionar Visits. Ver Inallow Visits.
- El empleado al que viene a ver el visitante debe estar marcado como anfitrión. Ver Anfitriones.
- Si la recepción usa la tablet, la app Inallow Visits debe estar instalada y configurada.
Pasos
Invita al visitante (opcional)
Si sabes que alguien va a venir, dalo de alta antes y envíale su código de acceso por email. Así, al llegar solo tendrá que identificarse.
- Entra en invitations.visits.inallow.io.
- Escribe su número en Introduzca el Nº de identificación y pulsa Continuar.
- Si es nuevo, rellena Nombre, Apellidos, Organización (opcional), Email, Prefijo y Número de teléfono, y pulsa Crear.
- Elige el Idioma del envío y pulsa Enviar.
- En Visitantes, pulsa + («Crear visitante»), rellena sus datos (incluido el Email) y pulsa Crear.
- En su fila, pulsa Enviar código de acceso (código QR).
- Elige el Idioma y pulsa Enviar.
El visitante recibe un email «Inallow Visits | Código de acceso» con su código QR.
Registra su llegada
El visitante lo hace solo en la app Inallow Visits: se identifica con su número de identificación o con su código QR (si es su primera visita, se da de alta), firma las normas de seguridad si las hay, elige a su anfitrión y registra su entrada.
Si ha elegido anfitrión, Inallow llama al anfitrión para avisarle.
- En Registro, escribe su número en el campo Nª Identificación (arriba a la derecha) y pulsa Intro.
- Revisa sus datos: si ha firmado las Normas de seguridad y cuándo fue su Última visita.
- Elige el Anfitrión, añade Observaciones si quieres y pulsa Registrar entrada.
Si el número no pertenece a nadie, primero da de alta al visitante. También puedes usar el botón Registrar entrada, pestaña Visita.
Registra su salida
Al irse, el visitante vuelve a identificarse en la tablet y registra su salida.
- Una persona: busca su número en Nª Identificación y pulsa Registrar salida.
- Varias a la vez: pulsa Registrar salidas, marca la casilla Salir de cada persona (o Seleccionar todos) y pulsa Aplicar.
Qué pasa después
- La entrada y la salida aparecen en Registro, pestaña Visitas, con el anfitrión, la organización del visitante y la hora. Pulsa la fila para ver el detalle y, si firmó en la tablet, la firma de las normas de seguridad.
- La Última visita del visitante se actualiza en Visitantes.
- Si el visitante se registró en la tablet con anfitrión, el anfitrión recibe una llamada y el visitante, un SMS con la respuesta. Desde el panel no se envían avisos. Ver Cómo se avisa al anfitrión.
- Para tener el histórico en Excel, descarga el informe Registro en Informes.
Para un empleado de una empresa externa el proceso es el mismo, con la pestaña Servicio o Servicios. Debe estar dado de alta en Empresas; si le falta documentación obligatoria, el panel te avisa al registrar su entrada.