Opret en medarbejder
Opret en medarbejder trin for trin, forstå hvert felt på medarbejderkortet, og giv adgang til appen, webben eller tabletten. Inkluderer masseoprettelse fra en CSV-fil.
- For Generel administrator
- I Inallow Admin · Panel
Brug denne vejledning, hver gang der kommer en ny person i virksomheden, eller når du tager Inallow i brug og skal oprette hele medarbejderstaben.
Før du starter
- Du skal have rangen Generel administrator. En Clocks administrator kan se medarbejderne, men ikke oprette dem. Se Roller og rettigheder.
- Opret først de arbejdssteder, arbejdsplaner og overenskomster, du vil tildele. Findes de ikke endnu, kan du stadig oprette medarbejderen og tildele dem senere.
- Hav medarbejderens e-mail ved hånden. Det er brugernavnet til Inallow, og den kan ikke ændres bagefter.
Opret medarbejderen i Inallow Admin
Åbn Inallow Admin
I administrationspanelet skal du trykke på app-knappen i den øverste bjælke (den med de ni prikker) og under ADMINISTRATION trykke på Admin. Den åbner, og du er allerede logget ind. Du kan også gå direkte til admin.inallow.io.
Start en ny medarbejder
Tryk på Brugere og derefter på Skabe (knappen med plustegnet øverst til højre). Der åbner et tomt kort med tre faner: Generel, Clocks og Visits.
Udfyld fanen Generel
Skriv som minimum Navn, Efternavn, E-mail og Pasword (adgangskoden), og tjek Sprog og Tidszone. Du finder en forklaring af hvert felt under Fanen Generel.
Udfyld fanen Clocks
Vælg medarbejderens Midte (arbejdssted), Kollektiv overenskomst og Køreplan (arbejdsplan). Tjek også PIN, hvis medarbejderen skal stemple på en tablet. Se Fanen Clocks.
Udfyld fanen Visits (hvis du har Inallow Visits)
Angiv, om medarbejderen kan modtage besøg eller oprette besøgende. Se Fanen Visits.
Opret medarbejderen
Tryk på Skabe i venstre kolonne under billedet. Du ser »Medarbejder oprettet«, og kortet for den gemte medarbejder åbner.
Tjek platforme og IP-adresser
På det gemte kort skal du åbne fanen Clocks og tjekke, hvilke platforme medarbejderen kan stemple fra, og Tilladte IP-adresser. Ændrer du noget, så tryk på Spare (gem). Gør det nu og ikke under oprettelsen: på en ny medarbejder vises platformknapperne uden markering, selvom alle er tilladt.
Giv adgang
Giv medarbejderen sin e-mail og adgangskode. Inallow sender ingen velkomstmail. Se Sådan logger medarbejderen ind.
Medarbejderen oprettes altid med rangen Ansat. Skal vedkommende administrere Inallow eller være teamleder, så fortsæt med Når medarbejderen er oprettet.
Felterne på kortet
Felter markeret med en rød stjerne er obligatoriske. Mangler et af dem, ser du »Ufuldstændig formular« med feltets navn, når du trykker på Skabe.
Fanen Generel
| Felt | Obligatorisk | Hvad det bruges til |
|---|---|---|
| Navn | Ja | Fornavn. Op til 32 tegn. |
| Efternavn | Ja | Op til 64 tegn. Medarbejderlister sorteres efter efternavn. |
| Kodeks | Nej | Medarbejderens interne kode (fx lønnummeret). Vises med fed skrift foran navnet i listerne. Må ikke gå igen i din virksomhed. Op til 32 tegn. |
| Præfiks og Telefonnummer | Nej | Medarbejderens mobilnummer. Udfyld dem, hvis medarbejderen skal kunne gendanne sin adgangskode via sms. |
| Ja | Det brugernavn, medarbejderen logger ind med i appen, på webben og i panelet. Den må ikke være i brug af en anden Inallow-bruger, heller ikke i en anden virksomhed. Den kan ikke ændres, når medarbejderen er oprettet. | |
| Pasword | Ja | Den første adgangskode. Vises kun ved oprettelsen. Brug mindst 6 tegn, som er det minimum, appen kræver, når medarbejderen ændrer den. |
| Sprog | Ja | Det sprog, medarbejderen ser appen på og modtager e-mails fra Inallow på: spansk, engelsk, tysk, baskisk, dansk eller catalansk. Som standard dit sprog. |
| Tidszone | Ja | Den tidszone, medarbejderen arbejder i. Som standard virksomhedens. Skift den kun, hvis medarbejderen arbejder i en anden tidszone, fx på De Kanariske Øer. |
Vil du tilføje et billede af medarbejderen, så tryk på kameraknappen over avataren, og træk billedet ind i vinduet Nyt profilbillede. Vinduet lukker selv, når billedet er uploadet, og billedet gemmes, når du trykker på Skabe eller Spare. Fjern det med knappen med krydset. Billedet er valgfrit.
Fanen Clocks
| Felt | Obligatorisk | Hvad det bruges til |
|---|---|---|
| Midte | Nej | Medarbejderens arbejdssted. Har arbejdsstedet et område defineret på kortet, markeres stemplinger uden for området som en hændelse. Se Arbejdssteder. |
| Kollektiv overenskomst | Nej | Den overenskomst, der gælder for medarbejderen (årlige timer, ferie…). Se Overenskomster. |
| Ignorer hændelser | Nej | Vælger du Ja, oprettes der ingen hændelser, når medarbejderen stempler uden for arbejdsstedets område. Nyttigt for sælgere eller personale, der arbejder ude. Kan kun ændres, hvis medarbejderen har et arbejdssted (Midte). Som standard Nej. |
| PIN | Nej | Firecifret kode, som medarbejderen stempler med på tabletten. Der genereres en tilfældig kode; du kan skifte den ud med en anden. |
| Køreplan | Nej | En eller flere arbejdsplaner. Du kan tildele flere, hvis de gælder i forskellige perioder (fx sommerarbejdstid). Deres datoer må ikke overlappe. Se Tildel en arbejdsplan. |
| Tilladte IP-adresser | Nej | IP-adresser, som medarbejderen kan stemple fra. Tryk på Tilføj IP, skriv adressen i Tilladt IP og eventuelt en Beskrivelse. IP-adresser, der gælder for hele virksomheden, vises med en hængelås og kan ikke fjernes herfra. Står der »Ingen IP-restriktioner anvendes« i tabellen, kan medarbejderen stemple fra ethvert netværk. Se IP-filtrering. |
Nedenfor, under Vælg de platforme, hvor denne medarbejder kan stemple ind, er der en knap for hver platform. En markeret knap betyder, at stemplinger fra den platform er tilladt:
- API: stemplinger fra andre programmer, der er koblet til Inallow. Se Integrationer.
- Mobilapp: stemplingsappen til Android og iOS.
- Panel: stemplinger, som en administrator registrerer i panelet på medarbejderens vegne.
- Salto KS: stemplinger, der oprettes, når døre med Salto KS-låse åbnes. Se Salto KS.
- Tablet: den fælles stemplingstablet.
- Chrome-udvidelse: Inallows udvidelse til Chrome-browseren.
- Webapp: webapp.clocks.inallow.io.
Som standard er alle tilladt. Hold musen over hver knap for at se, hvad den gælder.
Til sidst er der to muligheder til administratorer og supervisorer:
- Ønsker du, at denne medarbejder skal underrettes om ventende fravær?
- Ønsker du, at denne medarbejder skal modtage notifikationer om ventende overarbejde
Markerer du en af dem, vises Ugedage, hvor du vælger, hvilke dage medarbejderen får e-mailen med anmodninger, der venter på svar. En medarbejder uden administratorrang, som ikke er supervisor for nogen afdeling, får intet, selvom du markerer den. Se E-mailbeskeder om ventende anmodninger.
Fanen Visits
Har kun betydning, hvis din virksomhed bruger Inallow Visits.
| Felt | Hvad det bruges til |
|---|---|
| Tillade medarbejderen at modtage besøgende? | Medarbejderen vises som en person, man kan besøge, på Visits-tabletten. |
| Tillad medarbejder at oprette besøgende? | Medarbejderen kan invitere besøgende. Visits vises under APP i app-knappen. |
| Afdeling | Fritekst med medarbejderens afdeling til Visits (fx »Indkøb«). Op til 32 tegn. Har ingen forbindelse til afdelingerne i tidsregistreringen. |
Sådan logger medarbejderen ind
Inallow sender ingen e-mail, når du opretter en medarbejder. Giv selv medarbejderen sin e-mail og første adgangskode via den kanal, I plejer at bruge. Med de oplysninger kan medarbejderen:
Downloade stemplingsappen fra Google Play eller App Store, skrive sin E-mail og sit Kodeord og trykke på LOGIN. Se kvikguiden til medarbejdere.
Logge ind på webapp.clocks.inallow.io med sin E-mail og sit Kodeord. Det virker på computeren og på mobilen uden at installere noget.
På stemplingstabletten skal der ikke bruges adgangskode: medarbejderen finder sit navn og skriver sin firecifrede PIN. Medarbejderen vises på tabletten, hvis den viser alle medarbejdere, eller hvis du har tilføjet vedkommende til dens medlemmer. Se Tabletter.
Har din virksomhed Salto KS-låse, så kobl medarbejderen til sin Salto-person under Salto KS › Brugere. Derefter registrerer åbning af de opsatte døre medarbejderens stemplinger. Se Salto KS.
Anbefal medarbejderen at ændre den første adgangskode: i appen under Profil › Skift adgangskode.
Glemmer medarbejderen sin adgangskode, kan vedkommende selv gendanne den fra login-skærmen med Glemt din adgangskode?: der kommer en kode via e-mail eller, hvis kortet har Præfiks og Telefonnummer, via sms. Du kan også give medarbejderen en ny adgangskode fra kortet med Skift adgangskode. I så fald giver Inallow ikke besked: fortæl selv medarbejderen den.
En medarbejder med rangen Ansat kan ikke logge ind i administrationspanelet, medmindre vedkommende er supervisor for en afdeling.
Når medarbejderen er oprettet
- Tilknyt en afdeling: i panelet skal du gå til Indstillinger › Afdelinger › Administrer medlemmer og markere medarbejderen som Medlem. Skal vedkommende være teamleder, så markér også Vejleder (supervisor). Se Afdelingssupervisorer.
- Skift rang, hvis medarbejderen skal administrere: i Inallow Admin › Tilladelser skal du markere Ure (Clocks), Besøg (Visits) eller Admin. Se Ændr en brugers rang.
- Tilføj medarbejderen til en tablet, hvis din virksomheds tabletter kun viser nogle af medarbejderne: i panelet under Tabletter › Administrer medlemmer.
Opret medarbejderen fra administrationspanelet
Afsnittet Medarbejdere i panelet kan også oprette medarbejdere, men med færre muligheder: det har ikke stemplingsplatformene, IP-filtreringen, e-mailbeskederne om ventende anmodninger eller Visits-mulighederne. En meddelelse i afsnittet minder om, at denne administration flyttes til Inallow Admin.
Åbn Medarbejdere
I panelets sidemenu skal du trykke på Medarbejdere og derefter på Skabe (knappen med plustegnet).
Udfyld kortet
Ny medarbejder åbner med felterne Navn, Efternavn, Kodeks, Præfiks, Telefonnummer, E-mail, Midte, Kollektiv overenskomst, Tidszone, Ignorer hændelser, KNAPPENÅL (PIN-koden), Køreplan, Sprog, Kodeord og Profilbillede. De virker som i Inallow Admin. Ved siden af Kodeord opretter knappen Frembringe en tilfældig adgangskode; kopiér den, før du gemmer, så du kan give den til medarbejderen.
Gem
Tryk på Skabe. Du ser en bekræftelse, og medarbejderen vises i listen.
Opret mange medarbejdere med en CSV-fil
Skal du oprette mange medarbejdere på én gang, så upload dem med en CSV-fil fra Inallow Admin. Det kan kun den generelle administrator.
Åbn masseoprettelsen
I Inallow Admin skal du trykke på Brugere og derefter på Opret fra CSV (knappen med regnearksikonet). Massiv tilføjelse af brugere åbner.
Download eksemplet
Tryk på Download eksempelfil. Vinduet viser de obligatoriske og valgfrie felter og numrene på de rangtrin, arbejdssteder, overenskomster og sprog, du kan bruge.
Forbered din fil
Lav en række pr. medarbejder under en første overskriftsrække med de nøjagtige kolonnenavne fra tabellen nedenfor. Adskil kolonnerne med semikolon, komma eller tabulator. Gem filen som CSV UTF-8.
Upload den
Tryk på Vælg CSV-fil, vælg filen (du ser »Filen blev uploadet«), og tryk på Skabe. Er alt i orden, ser du »Medarbejdere oprettet«.
Kolonner, som filen accepterer:
| Kolonne | Obligatorisk | Hvad du skal skrive |
|---|---|---|
name | Ja | Fornavn. Op til 32 tegn. |
surname | Ja | Efternavn. Op til 64 tegn. |
email | Ja | Gyldig e-mail, op til 128 tegn. Må ikke allerede findes i Inallow eller gå igen i filen. |
rank | Ja | Rangens nummer: 3 Ansat, 7 Clocks administrator, 8 Visits administrator, 9 Clocks + Visits administrator, 2 Generel administrator. |
password | Ja | Første adgangskode. |
alias | Nej | Medarbejderens Kodeks (kode). Op til 32 tegn, må ikke gå igen. |
prefix | Nej | Landekode til telefonen, kun tal (fx 34). |
phone_number | Nej | Telefonnummer. |
center | Nej | Arbejdsstedets nummer fra listen i vinduet. |
agreement | Nej | Overenskomstens nummer fra listen i vinduet. |
saltoks_code | Nej | Personens id i Salto KS. Op til 36 tegn, må ikke gå igen. |
distance_warning | Nej | 1 slår Ignorer hændelser til; 0 eller tom lader den være slået fra. |
tablet_pin | Nej | Firecifret PIN-kode til tabletten. Tager du kolonnen med, skal den udfyldes i alle rækker. |
lang | Nej | Sprogkode: es-ES, en-GB, de-DE, eu-ES, da-DK eller ca-ES. Tager du kolonnen med, skal den udfyldes i alle rækker. Uden kolonnen bruges dit sprog. |
Tilføj ikke andre kolonner: så afvises filen med »Ukendt kolonnenavn«. Importerede medarbejdere får samme tidszone som dig, oprettes uden arbejdsplan og afdeling og med alle stemplingsplatforme tilladt. Tildel dem arbejdsplan og afdeling bagefter.
Har filen en fejl, oprettes der ingen medarbejdere. Vinduet fortæller, hvad problemet er, og hvor det er, i formatet »Række N; Kolonne: …; Værdi: …«. Ret rækken, og upload filen igen. De mulige fejl er:
- Duplikatværdi i systemet. E-mailen, koden eller Salto KS-id'et findes allerede i Inallow. Ved masseoprettelse må koden ikke være den samme som nogen anden Inallow-brugers, heller ikke i en anden virksomhed. Sker det med enkle koder (1, 2, 3…), så upload filen uden kolonnen
alias, og tilføj Kodeks bagefter på hvert kort. - Duplikatværdi i CSV-fil. Den samme værdi står i to rækker.
- Obligatoriske felter er tomme i dokumentet.
- Påkrævede kolonner findes ikke i dokumentet. Der mangler
name,surname,email,passwordellerranki overskriftsrækken. - Ugyldigt format med feltegenskaber. Fx en forkert skrevet e-mail, en PIN-kode, der ikke har 4 cifre, eller et arbejdsstedsnummer, der ikke findes.
- Kunne ikke kode CSV, ugyldige tegn eller filkodning: gem filen som CSV UTF-8, og prøv igen.
Hvad sker der bagefter
- Medarbejderen vises under Medarbejdere i panelet og i Inallow Admin med rangen Ansat (eller den, du angav i kolonnen
rank, hvis du oprettede vedkommende med en CSV-fil). - Medarbejderen kan logge ind i appen og stemple, så snart du har givet sine loginoplysninger.
- Medarbejderen tæller som en licens i din virksomhed, så længe vedkommende er aktiv eller suspenderet. Se Deaktivér en medarbejder.