Einen Mitarbeiter anlegen
Legen Sie einen Mitarbeiter Schritt für Schritt an, verstehen Sie jedes Feld seines Datensatzes und geben Sie ihm Zugang zur App, zum Web oder zum Tablet. Mit Massenanlage aus einer CSV-Datei.
- Für Allgemeiner Administrator
- In Inallow Admin · Verwaltungspanel
Verwenden Sie diese Anleitung jedes Mal, wenn jemand neu ins Unternehmen kommt, oder wenn Sie Inallow einführen und die gesamte Belegschaft anlegen müssen.
Bevor Sie beginnen
- Sie benötigen den Rang Allgemeiner Administrator. Ein Clocks-Administrator kann die Mitarbeiter sehen, aber keine anlegen. Siehe Rollen und Berechtigungen.
- Legen Sie vorher die Betriebsstätten, Arbeitszeitpläne und Tarifverträge an, die Sie zuweisen möchten. Wenn es sie noch nicht gibt, können Sie den Mitarbeiter trotzdem anlegen und sie ihm später zuweisen.
- Halten Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters bereit. Sie ist sein Benutzername für die Anmeldung bei Inallow und kann später nicht mehr geändert werden.
Den Mitarbeiter in Inallow Admin anlegen
Öffnen Sie Inallow Admin
Klicken Sie im Verwaltungspanel auf das App-Menü in der oberen Leiste (die Schaltfläche mit den neun Punkten) und unter MANAGEMENT auf Admin. Es öffnet sich, und Sie sind bereits angemeldet. Sie können auch direkt admin.inallow.io aufrufen.
Beginnen Sie einen neuen Mitarbeiter
Klicken Sie auf Benutzer und dann auf Erstellen (die Schaltfläche mit dem Pluszeichen oben rechts). Ein leerer Datensatz mit drei Registerkarten öffnet sich: Allgemein, Clocks und Visits.
Füllen Sie die Registerkarte Allgemein aus
Geben Sie mindestens Name, Nachname(n), E-Mail und Passwort ein und prüfen Sie Sprache und Zeitzone. Die Erklärung jedes Feldes finden Sie unter Registerkarte Allgemein.
Füllen Sie die Registerkarte Clocks aus
Wählen Sie Betriebsstätte, Tarifvertrag und Zeitplan des Mitarbeiters. Prüfen Sie auch die PIN, wenn er an einem Tablet stempeln wird. Siehe Registerkarte Clocks.
Füllen Sie die Registerkarte Visits aus (wenn Sie Inallow Visits haben)
Geben Sie an, ob der Mitarbeiter Besuche empfangen oder Besucher anlegen darf. Siehe Registerkarte Visits.
Legen Sie den Mitarbeiter an
Klicken Sie in der linken Spalte unter dem Foto auf Erstellen. Sie sehen „Mitarbeiter erstellt“, und der gespeicherte Datensatz des Mitarbeiters öffnet sich.
Prüfen Sie die Plattformen und die IPs
Öffnen Sie im gespeicherten Datensatz die Registerkarte Clocks und prüfen Sie die Plattformen, über die er stempeln darf, sowie die Erlaubte IPs. Wenn Sie etwas ändern, klicken Sie auf Speichern. Tun Sie das jetzt und nicht beim Anlegen: Bei einem neuen Mitarbeiter erscheinen die Plattform-Schaltflächen nicht markiert, obwohl alle erlaubt sind.
Geben Sie ihm Zugang
Teilen Sie dem Mitarbeiter seine E-Mail-Adresse und sein Passwort mit. Inallow sendet ihm keine Willkommens-E-Mail. Siehe Wie sich der Mitarbeiter anmeldet.
Der Mitarbeiter wird immer mit dem Rang Mitarbeiter angelegt. Wenn er Inallow verwalten oder ein Team leiten soll, fahren Sie mit Nach dem Anlegen fort.
Felder des Datensatzes
Felder mit einem roten Sternchen sind Pflichtfelder. Fehlt eines, sehen Sie beim Klick auf Erstellen „Formular unvollständig. Es sind noch Felder auszufüllen“ mit dem Namen des Feldes.
Registerkarte Allgemein
| Feld | Pflicht | Wozu es dient |
|---|---|---|
| Name | Ja | Vorname. Bis zu 32 Zeichen. |
| Nachname(n) | Ja | Bis zu 64 Zeichen. Mitarbeiterlisten werden nach Nachnamen sortiert. |
| Code | Nein | Interne Kennung des Mitarbeiters (zum Beispiel seine Personalnummer). Sie erscheint in Listen fett vor dem Namen. Sie darf sich innerhalb Ihres Unternehmens nicht wiederholen. Bis zu 32 Zeichen. |
| Vorwahl und Telefonnummer | Nein | Die Handynummer des Mitarbeiters. Füllen Sie sie aus, wenn er sein Passwort per SMS wiederherstellen können soll. |
| Ja | Der Benutzername, mit dem sich der Mitarbeiter in der App, im Web und im Verwaltungspanel anmeldet. Sie darf von keinem anderen Inallow-Benutzer verwendet werden, auch nicht aus einem anderen Unternehmen. Sie kann nach dem Anlegen des Mitarbeiters nicht mehr geändert werden. | |
| Passwort | Ja | Das Anfangspasswort. Erscheint nur beim Anlegen. Verwenden Sie mindestens 6 Zeichen, das Minimum, das die App verlangt, wenn der Mitarbeiter es ändert. |
| Sprache | Ja | Die Sprache, in der der Mitarbeiter die App sieht und die E-Mails von Inallow erhält: Spanisch, Englisch, Deutsch, Baskisch, Dänisch oder Katalanisch. Standardmäßig Ihre Sprache. |
| Zeitzone | Ja | Die Zeitzone, in der er arbeitet. Standardmäßig die des Unternehmens. Ändern Sie sie nur, wenn der Mitarbeiter in einer anderen Zeitzone arbeitet, zum Beispiel auf den Kanarischen Inseln. |
Um ein Foto des Mitarbeiters hinzuzufügen, klicken Sie auf die Kamera-Schaltfläche über dem Avatar und ziehen Sie das Bild in das Fenster Neues Profilbild. Das Fenster schließt sich nach dem Hochladen von selbst, und das Foto wird gespeichert, wenn Sie auf Erstellen oder Speichern klicken. Zum Entfernen klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Kreuz. Das Foto ist optional.
Registerkarte Clocks
| Feld | Pflicht | Wozu es dient |
|---|---|---|
| Betriebsstätte | Nein | Die Betriebsstätte des Mitarbeiters. Wenn für die Betriebsstätte ein Bereich auf der Karte festgelegt ist, werden Buchungen außerhalb davon als Vorfall markiert. Siehe Betriebsstätten. |
| Tarifvertrag | Nein | Der Tarifvertrag, der für ihn gilt (Jahresstunden, Urlaub …). Siehe Tarifverträge. |
| Vorfälle ignorieren | Nein | Wenn Sie Ja wählen, entstehen keine Vorfälle, wenn der Mitarbeiter außerhalb des Bereichs seiner Betriebsstätte stempelt. Nützlich für Außendienstmitarbeiter oder Personal, das unterwegs arbeitet. Kann nur geändert werden, wenn der Mitarbeiter eine Betriebsstätte hat. Standardmäßig Nein. |
| PIN | Nein | 4-stelliger Code, mit dem der Mitarbeiter am Tablet stempelt. Es wird eine zufällige PIN erzeugt; Sie können sie durch eine andere ersetzen. |
| Zeitplan | Nein | Ein oder mehrere Arbeitszeitpläne. Sie können mehrere zuweisen, wenn jeder in einem anderen Zeitraum gilt (zum Beispiel Sommerarbeitszeit). Ihre Zeiträume dürfen sich nicht überschneiden. Siehe Einen Arbeitszeitplan zuweisen. |
| Erlaubte IPs | Nein | IP-Adressen, von denen aus der Mitarbeiter stempeln darf. Klicken Sie auf IP hinzufügen, geben Sie die Adresse unter Erlaubte IP ein und bei Bedarf eine Beschreibung. IPs, die für das ganze Unternehmen gelten, erscheinen mit einem Schloss und können hier nicht entfernt werden. Wenn die Tabelle „Es werden keine IP-Beschränkungen angewendet“ anzeigt, kann er aus jedem Netz stempeln. Siehe IP-Filter. |
Darunter gibt es unter Wählen Sie die Plattformen aus, über die dieser Mitarbeiter ein- und ausstempeln kann eine Schaltfläche pro Plattform. Eine markierte Schaltfläche bedeutet, dass Buchungen über diese Plattform erlaubt sind:
- API: Buchungen, die aus anderen mit Inallow verbundenen Programmen kommen. Siehe Integrationen.
- Mobile Anwendung: die Zeiterfassungs-App für Android und iOS.
- Panel: Buchungen, die ein Administrator im Verwaltungspanel im Namen des Mitarbeiters erfasst.
- Salto KS: Buchungen, die beim Öffnen von Türen mit Salto-KS-Schlössern entstehen. Siehe Salto KS.
- Tablet: das gemeinsam genutzte Zeiterfassungs-Tablet.
- Chrome-Erweiterung: die Inallow-Erweiterung für den Browser Chrome.
- Webanwendung: webapp.clocks.inallow.io.
Standardmäßig sind alle erlaubt. Fahren Sie mit der Maus über eine Schaltfläche, um ihren Namen zu sehen.
Zum Schluss zwei Optionen für Administratoren und Vorgesetzte:
- Möchten Sie, dass dieser Mitarbeiter über anstehende Abwesenheiten informiert wird?
- Möchten Sie, dass dieser Mitarbeiter über anstehende Stundenanträge informiert wird?
Wenn Sie eine davon markieren, erscheint Wochentage, um zu wählen, an welchen Tagen er die E-Mail mit den noch zu beantwortenden Anträgen erhält. Ein Mitarbeiter ohne Administratorrang, der keine Abteilung leitet, erhält nichts, auch wenn Sie es markieren. Siehe E-Mail-Benachrichtigungen zu offenen Anträgen.
Registerkarte Visits
Wirkt sich nur aus, wenn Ihr Unternehmen Inallow Visits nutzt.
| Feld | Wozu es dient |
|---|---|
| Soll dieser Mitarbeiter Besucher empfangen? | Der Mitarbeiter erscheint auf dem Visits-Tablet als Person, die besucht werden kann. |
| Erlauben Sie diesem Mitarbeiter, Besucher anzulegen? | Der Mitarbeiter kann Besucher einladen. Im App-Menü erscheint für ihn Visits im Bereich APP. |
| Abteilung | Freitext mit der Abteilung des Mitarbeiters für Visits (zum Beispiel „Einkauf“). Bis zu 32 Zeichen. Hat nichts mit den Abteilungen der Zeiterfassung zu tun. |
Wie sich der Mitarbeiter anmeldet
Inallow sendet keine E-Mail, wenn ein Mitarbeiter angelegt wird. Geben Sie ihm seine E-Mail-Adresse und sein Anfangspasswort selbst über den Weg, den Sie normalerweise nutzen. Mit diesen Daten kann er:
Die Zeiterfassungs-App bei Google Play oder im App Store herunterladen, seine E-Mail und sein Passwort eingeben und auf ANMELDEN tippen. Siehe die Kurzanleitung für Mitarbeiter.
Sich unter webapp.clocks.inallow.io mit seiner E-Mail und seinem Passwort anmelden. Das funktioniert am Computer und am Handy, ohne etwas zu installieren.
Am Zeiterfassungs-Tablet ist kein Passwort nötig: Der Mitarbeiter sucht seinen Namen und gibt seine 4-stellige PIN ein. Er erscheint auf dem Tablet, wenn es alle Mitarbeiter anzeigt oder wenn Sie ihn zu seinen Mitgliedern hinzugefügt haben. Siehe Tablets.
Wenn Ihr Unternehmen Salto-KS-Schlösser hat, verknüpfen Sie den Mitarbeiter unter Salto KS › Personen mit seiner Salto-Person. Ab dann erfasst das Öffnen der konfigurierten Türen seine Buchungen. Siehe Salto KS.
Empfehlen Sie dem Mitarbeiter, das Anfangspasswort zu ändern: in der App unter Profil › Passwort ändern.
Wenn er sein Passwort vergisst, kann er es auf dem Anmeldebildschirm mit Passwort vergessen? selbst wiederherstellen: Er erhält einen Code per E-Mail oder, wenn sein Datensatz Vorwahl und Telefonnummer enthält, per SMS. Sie können ihm auch in seinem Datensatz mit Passwort ändern ein neues Passwort geben. In diesem Fall benachrichtigt Inallow ihn nicht: Teilen Sie es ihm selbst mit.
Ein Mitarbeiter mit dem Rang Mitarbeiter kann sich nicht im Verwaltungspanel anmelden, es sei denn, er ist Vorgesetzter einer Abteilung.
Nach dem Anlegen
- Weisen Sie ihm eine Abteilung zu: Gehen Sie im Verwaltungspanel zu Konfiguration › Abteilungen › Mitglieder verwalten und markieren Sie ihn als Mitglied. Wenn er das Team leiten soll, markieren Sie ihn auch als Manager. Siehe Abteilungsvorgesetzte.
- Ändern Sie seinen Rang, wenn er verwalten soll: Markieren Sie in Inallow Admin › Berechtigungen die Option Clocks, Visits oder Admin. Siehe Den Rang eines Benutzers ändern.
- Fügen Sie ihn einem Tablet hinzu, wenn die Tablets Ihres Unternehmens nur einige Mitarbeiter anzeigen: im Verwaltungspanel unter Tablets › Mitglieder verwalten.
Den Mitarbeiter im Verwaltungspanel anlegen
Auch im Bereich Mitarbeiter des Verwaltungspanels können Sie Mitarbeiter anlegen, allerdings mit weniger Optionen: Es gibt dort weder die Buchungsplattformen noch den IP-Filter, die Hinweise zu ausstehenden Anträgen oder die Visits-Optionen. Ein Hinweis in diesem Bereich erinnert daran, dass diese Verwaltung zu Inallow Admin umzieht.
Öffnen Sie Mitarbeiter
Klicken Sie im Seitenmenü des Verwaltungspanels auf Mitarbeiter und dann auf Erstellen (die Schaltfläche mit dem Pluszeichen).
Füllen Sie den Datensatz aus
Neuer Mitarbeiter öffnet sich mit den Feldern Vorname, Nachname, Code, Präfix, Telefonnummer, E-Mail, Betriebsstätte, Tarif, Zeitzone, Vorfälle ignorieren, PIN, Arbeitszeit, Sprache, Passwort und Profilbild. Sie funktionieren wie in Inallow Admin. Neben Passwort erzeugt die Schaltfläche Generieren ein zufälliges Passwort; kopieren Sie es vor dem Speichern, um es dem Mitarbeiter zu geben.
Speichern Sie
Klicken Sie auf Erstellen. Sie sehen „Mitarbeiter erstellt“, und der Mitarbeiter erscheint in der Liste.
Viele Mitarbeiter mit einer CSV-Datei anlegen
Wenn Sie viele Mitarbeiter auf einmal anlegen müssen, laden Sie sie in Inallow Admin mit einer CSV-Datei hoch. Das kann nur der Allgemeine Administrator.
Öffnen Sie den Massenimport
Klicken Sie in Inallow Admin auf Benutzer und dann auf Aus CSV erstellen (die Schaltfläche mit dem Tabellensymbol). Masseneinfügung von Benutzern öffnet sich.
Laden Sie das Beispiel herunter
Klicken Sie auf Beispieldatei herunterladen. Das Fenster listet die Pflichtfelder und die optionalen Felder auf sowie die Nummern der Ränge, Betriebsstätten, Tarifverträge und Sprachen, die Sie verwenden können.
Bereiten Sie Ihre Datei vor
Legen Sie unter einer ersten Kopfzeile mit genau den Spaltennamen aus der folgenden Tabelle eine Zeile pro Mitarbeiter an. Trennen Sie die Spalten mit Semikolon, Komma oder Tabulator. Speichern Sie die Datei als CSV UTF-8.
Laden Sie sie hoch
Klicken Sie auf csv-Datei wählen, wählen Sie die Datei (Sie sehen „Datei erfolgreich geladen“) und klicken Sie auf Erstellen. Wenn alles stimmt, sehen Sie „Mitarbeiter erstellt“.
Spalten, die die Datei akzeptiert:
| Spalte | Pflicht | Was Sie eintragen |
|---|---|---|
name | Ja | Vorname. Bis zu 32 Zeichen. |
surname | Ja | Nachname(n). Bis zu 64 Zeichen. |
email | Ja | Gültige E-Mail-Adresse, bis zu 128 Zeichen. Darf nicht bereits in Inallow existieren und sich in der Datei nicht wiederholen. |
rank | Ja | Nummer des Rangs: 3 Mitarbeiter, 7 Clocks-Administrator, 8 Visits-Administrator, 9 Clocks + Visits Administrator, 2 Allgemeiner Administrator. |
password | Ja | Anfangspasswort. |
alias | Nein | Der Code des Mitarbeiters. Bis zu 32 Zeichen, ohne Wiederholungen. |
prefix | Nein | Telefonvorwahl, nur Ziffern (zum Beispiel 34). |
phone_number | Nein | Telefonnummer. |
center | Nein | Nummer der Betriebsstätte aus der Liste, die das Fenster anzeigt. |
agreement | Nein | Nummer des Tarifvertrags aus der Liste, die das Fenster anzeigt. |
saltoks_code | Nein | Kennung der Person in Salto KS. Bis zu 36 Zeichen, ohne Wiederholungen. |
distance_warning | Nein | 1 aktiviert Vorfälle ignorieren; 0 oder leer lässt die Option deaktiviert. |
tablet_pin | Nein | 4-stellige PIN für das Tablet. Wenn Sie die Spalte aufnehmen, füllen Sie sie in allen Zeilen aus. |
lang | Nein | Sprachcode: es-ES, en-GB, de-DE, eu-ES, da-DK oder ca-ES. Wenn Sie die Spalte aufnehmen, füllen Sie sie in allen Zeilen aus. Ohne die Spalte wird Ihre Sprache verwendet. |
Fügen Sie keine weiteren Spalten hinzu: Die Datei würde mit „Unbekannter Spaltenname“ abgelehnt. Importierte Mitarbeiter erhalten Ihre Zeitzone, werden ohne Arbeitszeitplan und ohne Abteilung angelegt und haben alle Buchungsplattformen erlaubt. Weisen Sie ihnen Arbeitszeitplan und Abteilung danach zu.
Wenn die Datei einen Fehler enthält, wird kein einziger Mitarbeiter angelegt. Das Fenster nennt Ihnen das Problem und die Stelle im Format „Zeile N; Spalte: …; Wert: …“. Korrigieren Sie diese Zeile und laden Sie die Datei erneut hoch. Mögliche Fehler sind:
- Wert im System doppelt vorhanden. Die E-Mail-Adresse, der Code oder die Salto-KS-Kennung existiert bereits in Inallow. Beim Massenimport darf der Code mit dem keines anderen Inallow-Benutzers übereinstimmen, auch nicht aus einem anderen Unternehmen. Wenn Ihnen das bei einfachen Codes (1, 2, 3 …) passiert, laden Sie die Datei ohne die Spalte
aliashoch und tragen Sie den Code danach in jedem Datensatz ein. - Wert in der CSV-Datei doppelt vorhanden. Derselbe Wert steht in zwei Zeilen.
- Eines der erforderlichen Felder im Dokument ist leer.
- Eine der erforderlichen Spalten fehlt im Dokument. In der Kopfzeile fehlt
name,surname,email,passwordoderrank. - Ungültiges Format, achten Sie auf die Eigenschaften der einzelnen Felder. Zum Beispiel eine falsch geschriebene E-Mail-Adresse, eine PIN, die nicht 4 Ziffern hat, oder eine Betriebsstättennummer, die es nicht gibt.
- CSV-Kodierung fehlgeschlagen, ungültige Zeichen oder Dateikodierung: Speichern Sie die Datei als CSV UTF-8 und versuchen Sie es erneut.
Wie es weitergeht
- Der Mitarbeiter erscheint unter Mitarbeiter, im Verwaltungspanel und in Inallow Admin, mit dem Rang Mitarbeiter (oder mit dem Rang aus der Spalte
rank, wenn Sie ihn mit einer CSV-Datei angelegt haben). - Er kann sich in der App anmelden und stempeln, sobald Sie ihm seine Zugangsdaten geben.
- Er zählt als eine Lizenz Ihres Unternehmens, solange er aktiv oder gesperrt ist. Siehe Einen Mitarbeiter abmelden.