Inbetriebnahme
Geordnete Liste dessen, was Sie einrichten müssen, um Inallow in Ihrem Unternehmen zu nutzen, von den Betriebsstätten bis zu den Tablets.
- Für Allgemeiner Administrator
- In Verwaltungspanel · Inallow Admin
Diese Liste ist für die Person, die Inallow im Unternehmen einführt. Halten Sie die Reihenfolge ein: Jeder Schritt verwendet Daten, die Sie in den vorherigen vorbereitet haben. Wenn Sie zum Beispiel einen Mitarbeiter anlegen, wählen Sie seine Betriebsstätte, seinen Tarifvertrag und seinen Arbeitszeitplan, daher sollten diese vorher angelegt sein.
Bevor Sie beginnen
- Sie benötigen ein Konto mit dem Rang Allgemeiner Administrator. Das ist das Konto, mit dem Ihr Unternehmen bei Inallow registriert wurde. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie sich anmelden, siehe Zugang zu Inallow.
- Fast alles erledigen Sie im Verwaltungspanel unter Konfiguration. Mitarbeiter und Berechtigungen verwalten Sie in Inallow Admin, das Sie über das App-Menü in der oberen Leiste (die neun Punkte) › MANAGEMENT › Admin erreichen.
- Den Namen des Unternehmens, seine Zeitzone und den gebuchten Leistungsumfang erfasst das Inallow-Team. Wenn eine dieser Angaben nicht stimmt, wenden Sie sich an Inallow.
Liste der Schritte
Legen Sie die Betriebsstätten an
Legen Sie unter Konfiguration › Betriebsstätten eine Betriebsstätte für jeden Standort, jedes Büro, jedes Geschäft oder Lager an (zum Beispiel „Lager Bilbao“). Geben Sie die Adresse und den Bereich auf der Karte an: Buchungen der Mitarbeiter dieser Betriebsstätte, die außerhalb des Bereichs erfolgen, werden als Vorfall markiert.
Mehr dazu: Betriebsstätten.
Legen Sie die Abteilungen an
Legen Sie unter Konfiguration › Abteilungen die Teams Ihres Unternehmens an (zum Beispiel „Logistik“ oder „Verwaltung“). Mit Abteilungen filtern Sie das Verwaltungspanel und geben jedem Team einen Vorgesetzten, der seine Anträge genehmigt. Die Mitglieder weisen Sie in Schritt 10 zu, wenn die Mitarbeiter bereits existieren.
Mehr dazu: Abteilungen.
Legen Sie die Arbeitszeitpläne fest
Legen Sie unter Konfiguration › Arbeitszeiten die Arbeitszeitpläne des Unternehmens an (geteilte Arbeitszeit, Frühschicht, Sommer …).
Mehr dazu: Arbeitszeitpläne und Einen Arbeitszeitplan zuweisen.
Richten Sie die Feiertage ein
Fügen Sie unter Konfiguration › Feiertage die nationalen, regionalen und lokalen Feiertage hinzu, die für Ihre Betriebsstätten gelten.
Mehr dazu: Feiertage einrichten und Feiertage.
Legen Sie die Tarifverträge an
Legen Sie unter Konfiguration › Tarife einen Eintrag für jeden Tarifvertrag (convenio colectivo) an, den Sie anwenden. In jedem geben Sie unter anderem die Jahresarbeitsstunden und die Tage Urlaub an. Wenn eine Pause als Arbeitszeit zählt, legen Sie vorher ihren Grund unter Konfiguration › Gründe an, denn der Tarifvertrag verwendet ihn.
Mehr dazu: Tarifverträge.
Legen Sie die Abwesenheitstypen an
Legen Sie unter Konfiguration › Abwesenheiten die Abwesenheitstypen an, die Ihre Mitarbeiter beantragen oder haben können (Urlaub, persönliche Angelegenheiten, Krankmeldung …). Inallow bringt keine vorgefertigten Typen mit.
Mehr dazu: Abwesenheitstypen.
Legen Sie die Überstundenarten an
Legen Sie unter Konfiguration › Antrag auf Stunden die Arten von Überstunden fest, die die Mitarbeiter beantragen können.
Mehr dazu: Arten von Überstundenanträgen.
Passen Sie die zusätzlichen Optionen an (optional)
Prüfen Sie je nach Arbeitsweise unter Konfiguration auch:
- Gründe: die Pausen- oder Abwesenheitsgründe, die der Mitarbeiter beim Stempeln wählt. Siehe Gründe.
- Projekte: wenn die Mitarbeiter ihre Zeit Projekten zuordnen sollen. Siehe Projekte.
- Erlaubte IPs: wenn Sie Buchungen nur aus dem Büronetz zulassen möchten. Siehe IP-Filter.
- Zeitgenauigkeit: wie stark die Uhrzeit des Handys beim Stempeln abweichen darf. Siehe Zeitgenauigkeit.
Legen Sie die Mitarbeiter an
Legen Sie jeden Mitarbeiter mit seiner E-Mail-Adresse, seinem Anfangspasswort, seiner Betriebsstätte, seinem Tarifvertrag und seinem Arbeitszeitplan an. Wenn Sie viele haben, können Sie alle auf einmal mit einer CSV-Datei in Inallow Admin hochladen.
Schritt für Schritt: Einen Mitarbeiter anlegen.
Weisen Sie Mitglieder und Vorgesetzte jeder Abteilung zu
Gehen Sie zurück zu Konfiguration › Abteilungen, klicken Sie bei jeder Abteilung auf Mitglieder verwalten und markieren Sie, wer Mitglied und wer Manager (Vorgesetzter) ist. Die Vorgesetzten können Urlaub und Überstunden ihres Teams genehmigen.
Mehr dazu: Abteilungsvorgesetzte.
Geben Sie anderen Administratoren Zugriff
Wenn weitere Personen Inallow verwalten sollen (Personalabteilung, Empfang …), geben Sie ihnen in Inallow Admin › Berechtigungen die nötigen Rechte: Clocks für die Zeiterfassung, Visits für die Besuche oder Admin für alles.
Mehr dazu: Den Rang eines Benutzers ändern.
Bereiten Sie die Stempelwege vor
Legen Sie fest, worüber jeder Mitarbeiter stempeln wird, und bereiten Sie es vor:
- Handy oder Browser: Jeder Mitarbeiter meldet sich in der Zeiterfassungs-App oder unter webapp.clocks.inallow.io mit seiner E-Mail-Adresse und seinem Passwort an. Schicken Sie ihnen die Kurzanleitung für Mitarbeiter.
- Gemeinsames Tablet: Legen Sie die Lizenz unter Tablets an und installieren Sie die App auf dem Tablet. Siehe Ein Zeiterfassungs-Tablet einrichten und Tablets.
- Salto-KS-Schlösser: Wenn Ihr Unternehmen Salto KS nutzt, verbinden Sie die Integration. Siehe Salto KS.
Standardmäßig kann jeder Mitarbeiter über alle Plattformen stempeln. Sie können sie pro Person in Inallow Admin einschränken (siehe Einen Mitarbeiter anlegen).
Machen Sie einen Test
Bitten Sie einen Mitarbeiter, Kommen zu stempeln, und prüfen Sie, ob es unter Anwesenheit und unter Buchungen erscheint. Stellen Sie danach einen Test-Urlaubsantrag und genehmigen Sie ihn unter Abwesenheiten.