Absències

A Absències gestiones les vacances, baixes, permisos i qualsevol altre tipus d'absència dels treballadors. Aquí veus qui falta cada dia, respons a les sol·licituds que els treballadors envien des de l'app i registres tu mateix les absències que et comuniquen per una altra via.

Per obrir-la, prem Absències al menú lateral del panell.

Parts de la pantallaCopia l'enllaç

A la part superior tens:

• Cerca un empleat...: filtra les targetes per nom, cognoms o correu del treballador. Només apareix a les pestanyes Arracades (pendents), Acceptat i Rebutjat.
• Interval de dates: tria el període de dies d'absència que vols veure. Per defecte va des de fa 7 dies fins d'aquí a 20 dies. L'interval pot ser com a màxim d'un any; si en tries un de més gran veuràs l'avís «Interval de dates invàlid». També només apareix a Arracades, Acceptat i Rebutjat.
• Pestanyes: Equip, Arracades, Acceptat, Rebutjat i Resum. En entrar s'obre Equip.
• Afegeix absència (botó amb el signe més): registra una absència per a un treballador.
• Afegir múltiples absències (botó amb una persona i un signe més): registra la mateixa absència per a diversos treballadors alhora.

Pestanya EquipCopia l'enllaç

Mostra un quadrant mensual: una fila per treballador i una columna per dia del mes. Cada dia amb absència porta una marca del color del seu tipus d'absència:

• Marca plena: absència acceptada.
• Marca buida: absència pendent.

Les absències rebutjades no hi apareixen. Fes servir les fletxes del costat del mes per canviar de mes.

Pots filtrar el quadrant amb:

• Filtra empleats: mostra només un treballador.
• Filtra per departament: mostra només els treballadors d'un departament. Els supervisors no tenen aquest filtre, perquè ja només veuen els seus departaments.
• Filtra per centre: mostra només els treballadors d'un centre de treball.

Si no hi ha treballadors que compleixin els filtres, veuràs «No s'han trobat empleats amb absències».

Pestanyes Arracades, Acceptat i RebutjatCopia l'enllaç

Cada pestanya mostra les absències en aquest estat (pendents, acceptades i rebutjades) dins de l'interval de dates triat, en forma de targetes. Els dies seguits del mateix treballador i del mateix tipus d'absència s'agrupen en una sola targeta. Si entre dos dies hi ha un buit (per exemple, un cap de setmana que no es va registrar), apareixen en targetes separades.

Cada targeta mostra:

• El treballador i el tipus d'absència.
• La descripció, si el treballador o qui la va registrar en va escriure una.
• Dates sol·licitades: el nombre de dies de la targeta.
• Dia (si és un sol dia) o De … per a … (si en són diversos).
• Data de sol·licitud: quan es va crear.
• Responsable: qui la va acceptar, rebutjar o registrar, si ja té resposta.

Botons de cada targeta:

En prémer qualsevol d'aquests botons s'obre una confirmació («Totes les absències dels dies següents seran acceptades. Estàs segur?», o l'equivalent per rebutjar o eliminar). Prem Sí per confirmar. L'acció s'aplica a tots els dies de la targeta i una barra mostra el progrés dia a dia.

Si no hi ha absències en l'estat triat, veuràs un avís com «No s'han trobat absències destacades.».

El pas a pas per respondre sol·licituds és a Aprovar o rebutjar vacances.

Pestanya ResumCopia l'enllaç

Una taula amb els dies d'absència acceptats d'un any, mes a mes, amb una columna Total. Sota el nom de cada columna apareix el total de totes les files.

• Fes servir les fletxes del costat de l'any per canviar d'any.
• Prem Treballador per veure una fila per treballador, o Tipus per veure una fila per tipus d'absència.
• Cerca... filtra les files per nom.
• Filtra empleats i Filtra per tipus limiten les dades als treballadors o tipus que triïs.

Sota la taula es recorda que «Només es mostren les absències aprovades.». La mateixa taula és a Anàlisi › Resum, on a més la pots descarregar.

Estats d'una absènciaCopia l'enllaç

L'última columna es refereix als comptadors del panell, a Calendari. En canvi, a l'app del treballador les absències pendents ja compten en els seus dies De segona mà (usats) (consulta Calendari de l'app).

Les absències que registres des del panell es desen directament com a acceptades. Una absència eliminada desapareix de totes les llistes i del calendari. Una absència rebutjada no es pot tornar a acceptar des del panell: elimina-la i, si cal, torna-la a crear.

Afegir una absènciaCopia l'enllaç

Prem Afegeix absència. A la finestra Una altra absència omple:

• Treballador (obligatori).
• Tipus d'absència (obligatori): els tipus que la teva empresa té configurats a Tipus d'absència.
• Descripció (opcional): una nota, per exemple el motiu.
• La data, en una d'aquestes dues pestanyes:
  • Un dia: tria el dia.
  • Diversos dies: tria el dia d'inici i el de fi. A Incloure caps de setmana indica Sí o No. Amb No, els dissabtes i diumenges de l'interval no es registren.

Prem Crea. Si deixes un camp obligatori buit, veuràs «Forma incompleta».

Amb Diversos dies, Inallow crea una absència per cada dia de l'interval i mostra una barra de progrés. Si algun dia no s'ha pogut crear (per exemple, perquè el treballador ja tenia una absència aquell dia), veuràs l'avís «Absències aprovades: No hem pogut crear algunes absències; si us plau, comproveu el calendari.».

El pas a pas és a Registrar una absència.

Afegir múltiples absènciesCopia l'enllaç

Serveix per registrar la mateixa absència a diverses persones alhora, per exemple un dia de tancament o una formació. Prem Afegir múltiples absències i, a la finestra Crear noves absències, omple:

• Treballador(s) (obligatori): tria un o diversos treballadors.
• Tipus d'absència (obligatori).
• Descripció (opcional).
• Un dia o Diversos dies, amb Incloure caps de setmana, igual que en l'absència individual.

Prem Crea. Si alguna absència no s'ha pogut crear, la finestra no es tanca i mostra Absències no creades amb la llista de treballadors i dates que han fallat, perquè les revisis.

Acceptar, rebutjar o eliminarCopia l'enllaç

Pots respondre a una absència des de tres llocs del panell:

• Des de la targeta, a les pestanyes Arracades, Acceptat o Rebutjat (afecta tots els dies de la targeta).
• Des del Calendari, prement el dia i després l'absència (afecta només aquell dia).
• Des de la targeta Sol·licituds de permís d'Inici, que llista les absències pendents.

Regles:

• Un supervisor no pot acceptar ni rebutjar les seves pròpies absències. Les ha de respondre un altre supervisor del seu departament o un administrador.
• No es pot acceptar una absència si el treballador ja té una altra absència acceptada aquell mateix dia. Veuràs un error; elimina abans la que sobra.

Qui rep avisosCopia l'enllaç

• El treballador, quan un administrador accepta, rebutja o registra una absència des del panell, rep una notificació a l'app de fitxatge («Sol·licitud de permís aprovada!» o «Sol·licitud de permís denegada»). Arriba una notificació per cada dia. Només la rep si té l'app instal·lada al mòbil amb les notificacions activades.
• Si qui respon és un supervisor (sense permisos d'administrador), el treballador no rep la notificació, però veu el nou estat a la seva app.
• En eliminar una absència no s'envia cap avís.
• Administradors i supervisors poden rebre un correu «Absències pendents d'aprovació» amb el nombre d'absències pendents d'avui en endavant («Tens N absències a l'espera d'una resposta.»). Cada supervisor només compta les dels treballadors que supervisa. Només el reben els qui el tenen activat, els dies de la setmana triats: el Director General l'activa o el desactiva per persona a Inallow Admin. Consulta Avisos per correu de sol·licituds pendents.

Regles de les absènciesCopia l'enllaç

• Una absència per dia. Les absències de diversos dies es desen com una absència per cada dia.
• Sense duplicats. Un treballador no pot tenir dues absències pendents o acceptades el mateix dia. Si ho intentes, veuràs «El treballador ja ha agafat un dia lliure aquell dia.».
• Dies complets. No hi ha absències de mig dia ni per hores. Per absentar-se unes hores fes servir el gaudi d'hores.
• Dies naturals. Es registren tots els dies de l'interval excepte els dissabtes i diumenges si tries Incloure caps de setmana: No. Els festius no s'exclouen automàticament, amb una excepció: si el tipus d'absència està marcat com a Vacances, els festius de l'empresa i del centre del treballador se salten i no es registren.
• Dates passades i futures. Pots registrar absències en qualsevol data, també en el passat.
• Sense límit de saldo. Inallow no impedeix acceptar més dies de vacances dels que li corresponen al treballador; Dates disponibles (dies disponibles) del Calendari quedarà en negatiu.
• Sense justificants. Les absències no admeten adjunts. Pots anotar una referència al justificant a la Descripció en registrar-la.
• Sense edició. Una absència creada no es pot modificar. Elimina-la i torna-la a crear.

Des de l'appCopia l'enllaç

Els treballadors demanen les seves absències des de l'app de fitxatge (Sol·licitar vacances). Els supervisors també les poden acceptar o rebutjar des de l'app, a Equip; consulta Aprovar o rebutjar vacances.

Per a informes descarregables d'absències (per exemple Absències o Absències i permisos), fes servir Informes.