Opstart
En ordnet liste over, hvad du skal sætte op for at begynde at bruge Inallow i din virksomhed, fra arbejdssteder til tabletter.
- For Generel administrator
- I Panel · Inallow Admin
Denne liste er til den person, der tager Inallow i brug i virksomheden. Følg rækkefølgen: hvert trin bruger oplysninger, du har forberedt i de foregående. Når du fx opretter en medarbejder, vælger du arbejdssted, overenskomst og arbejdsplan, så det er en god idé at have dem oprettet først.
Før du starter
- Du skal have en konto med rangen Generel administrator. Det er den konto, din virksomhed blev oprettet i Inallow med. Ved du ikke, hvordan du logger ind, så se Adgang til Inallow.
- Næsten alt foregår i administrationspanelet under Indstillinger. Administration af medarbejdere og tilladelser foregår i Inallow Admin, som du når via app-knappen i den øverste bjælke (de ni prikker) › ADMINISTRATION › Admin.
- Virksomhedens navn, tidszone og abonnement registreres af Inallows team. Er nogle af de oplysninger forkerte, så kontakt Inallow.
Liste over trin
Opret arbejdsstederne
Under Indstillinger › Centre skal du oprette et arbejdssted for hver afdeling, kontor, butik eller lager (fx »Lager Bilbao«). Angiv adressen og området på kortet: stemplinger fra medarbejderne på arbejdsstedet, der laves uden for området, markeres som en hændelse.
Mere information: Arbejdssteder.
Opret afdelingerne
Under Indstillinger › Afdelinger skal du oprette virksomhedens teams (fx »Logistik« eller »Administration«). Afdelingerne bruges til at filtrere panelet og til at give hvert team en supervisor, der godkender teamets anmodninger. Medlemmerne tildeler du i trin 10, når medarbejderne findes.
Mere information: Afdelinger.
Fastlæg arbejdsplanerne
Under Indstillinger › Køreplan skal du oprette virksomhedens arbejdsplaner (delt arbejdsdag, morgenvagt, sommer…).
Mere information: Arbejdsplaner og Tildel en arbejdsplan.
Opsæt helligdagene
Under Indstillinger › Ferie (helligdage) skal du tilføje de nationale, regionale og lokale helligdage, der gælder for dine arbejdssteder.
Mere information: Opsæt helligdage og Helligdage.
Opret overenskomsterne
Under Indstillinger › Aftaler skal du oprette en overenskomst for hver kollektiv overenskomst, du anvender. I hver af dem angiver du bl.a. Årlige timer og antal dage under Ferier. Tæller en pause som arbejdstid, så opret først dens årsag under Indstillinger › Grunde, fordi overenskomsten bruger den.
Mere information: Overenskomster.
Opret fraværstyperne
Under Indstillinger › Fravær skal du oprette de fraværstyper, dine medarbejdere kan søge om eller have (ferie, personlige fridage, sygefravær…). Inallow har ingen færdige typer fra start.
Mere information: Fraværstyper.
Opret typerne af timeanmodninger
Under Indstillinger › Anmodning om åbningstider skal du fastlægge de typer overarbejde, medarbejderne kan anmode om.
Mere information: Typer af overarbejde.
Justér de ekstra indstillinger (valgfrit)
Afhængigt af hvordan I arbejder, så tjek også under Indstillinger:
- Grunde (årsager): de årsager til pause eller udgang, medarbejderen vælger, når der stemples. Se Årsager.
- Projekter: hvis medarbejderne skal registrere deres tid på projekter. Se Projekter.
- Tilladte IP-adresser: hvis du kun vil tillade stemplinger fra kontorets netværk. Se IP-filtrering.
- Tidsnøjagtighed: hvor meget mobilens klokkeslæt må afvige, når der stemples. Se Tidsnøjagtighed.
Opret medarbejderne
Opret hver medarbejder med e-mail, første adgangskode, arbejdssted, overenskomst og arbejdsplan. Har du mange, kan du uploade dem alle på én gang med en CSV-fil fra Inallow Admin.
Trin for trin: Opret en medarbejder.
Tildel medlemmer og supervisorer til hver afdeling
Gå tilbage til Indstillinger › Afdelinger, tryk på Administrer medlemmer i hver afdeling, og markér, hvem der er Medlem, og hvem der er Vejleder (supervisor). Supervisorerne kan godkende deres teams ferie og overarbejde.
Mere information: Afdelingssupervisorer.
Giv adgang til andre administratorer
Skal andre personer administrere Inallow (HR, reception…), så giv dem tilladelser under Inallow Admin › Tilladelser: Ure (Clocks) til tidsregistreringen, Besøg (Visits) til besøgene eller Admin til det hele.
Mere information: Ændr en brugers rang.
Forbered måderne at stemple på
Bestem, hvorfra hver medarbejder skal stemple, og forbered det:
- Mobil eller browser: hver medarbejder logger ind i stemplingsappen eller på webapp.clocks.inallow.io med sin e-mail og adgangskode. Send dem kvikguiden til medarbejdere.
- Fælles tablet: opret licensen under Tabletter, og installér appen på tabletten. Se Installér en tablet og Tabletter.
- Salto KS-låse: bruger din virksomhed Salto KS, så forbind integrationen. Se Salto KS.
Som standard kan hver medarbejder stemple fra alle platforme. Du kan begrænse dem for hver person i Inallow Admin (se Opret en medarbejder).
Lav en test
Bed en medarbejder om at stemple ind, og tjek, at det vises under Tilstedeværelse og Stemplinger. Lav derefter en testanmodning om ferie, og godkend den fra Fravær.